这些人，会以什么都不懂的素人的身份，去审视各项目中，对流程的执行情况，被审查的项目如果出了问题，是很麻烦的。

所以对待他们提出的问题，一定要问什么答什么，既不能回避，又不要多答。他们是以审查出问题为目标的，你回答多了，他们会抓住你的回答，再找突破口继续问，这样被抓住把柄的可能性就会增大，正所谓言多有失。

汪风华这个补充，恰到好处的帮叶奕凡圆了他所提到的观点。

叶奕凡这可不是个人表演，而是代表他们这个小组发言，所以同组的人，可以适当的进行补充说明，这也显示了团队精神。

what一带而过，叶奕凡继续往下讲。

“关于who，我想强调的是，在沟通中，一定要找对人。人找对了，事半功倍，要是没找对，那就是对牛弹琴，白费精力。”

接下来叶奕凡讲了一个正巧刚发生的事情。

人事部门中，那批出差的员工，这段时间已经陆续返回了。就在前天，何秋敏噘着嘴过来找他诉苦。

“我出差期间的电车通勤费，当时走的时候说可以按每天定额500和元，直接报销，但我现在提的时候，财务非让我提供电车发票，我人都回来了，上哪里去弄发票。”

叶奕凡让她详细说明一下情况。

原来按公司流程，亚太地区员工办理出差手续时，统一由飞绿国那边，专门一个负责出差事务的部门来办理。

而当时，正赶上十一期间，华夏员工虽然可以正常在网上提申请，但没想到飞绿国十一期间竟然也休假，所以出差手续就耽误了。

出差手续分两种，一种是时间较长一些，一般两个月以上，叫长期出差。一种是时间短一些，一个月以内的，叫短期出差。

何秋敏出差计划是50天，按哪种办理都可以，她在系统上提的是长期手续，这种手续在申请时费时间长一些，但报销时有很多便利，比如通勤费，可以按和客户约定的每天花费直接报，不需要攒车票。

可是因飞绿国员工十一休假，这个长期的手续就没来的及，后来和飞绿国负责部门以及和国方协商后决定，手续本身改成短期的，但通勤费报销可以按长期出差来处理，每日定额500和元，不需要车票。

明明一切都谈好了，通勤的费用，和国已经按每天500，把50天的钱，打到了华夏的帐户，但她提报销的时候，财务部门却回复她，你这个是短期出差手续，所以报销通勤费必须有车票，否则不予报销。

而人已经出差回来了，车票是不可能提供了，所以何秋敏面临着这和元的个人损失。

叶奕凡听到她说到这儿，问道：“你跟财务是怎么沟通的，邮件转给我一下。”

何秋敏马上把她和财务沟通的邮件转了过来，叶奕凡从头到尾浏览了一下，发现了一些关键性问题。

第一，看这个财务工作人员的邮箱，她是个外派员工。

第二，两人邮件往来了7，8回，何秋敏总是强调同飞绿国部门有事前的约定，而那个财务人员完全无视这些，来来回回只强调一句话，短期出差报销必须提供车票。

第三，这个财务人员在最后一封邮件里，提了一句话，“我问过他们，这种情况不能报销。”

于是对何秋敏说：“你再回一封邮件，问问所谓的‘他们’，是指谁，请提供一个邮箱地址，或者电话号码。”

何秋敏马上发信去问，没一会儿，那个工作人员回信了，提供了一个邮箱地址，一看不是个人的地址，而是财务主管部门的一个公共邮箱地址。

于是叶奕凡对何秋敏说：“那个财务的员工，明显是最底层的工作人员，她只管机械的按流程做处理，绝不会考虑任何特殊情况，你和她谈多少遍结果都不会变。

要想解决问题，我们只有一个机会，就是给这个财务主管的邮箱发信，说明事情的背景，这次失败了，要钱就难了。你回去好好写一下邮件，要分条理的，仔细把事情的前因后果说清楚，发之前我看一下。”

何秋敏听明白了，很郑重的点了点头。

何秋敏把邮件写好后，先发给叶奕凡，他仔细的看了一遍。

邮件是按1，2，3……很有条理的把事情的经过详细说明了一下，说明了本来要办长期的，为什么改成了短期手续，和飞绿国相关部门是怎么协商的，更关键的是，指出这个办法不是第一次，以前是有过先例的。

内容写的已经是很到位了，感觉也没什么需要改的，只是让她把其中几条的顺序换了一下，使之更能体现出一种层层推进的激昂情绪，让对方觉得不给员工报销简直是天理难容。

这个邮件发出去后，不到五分钟，财务的回信就到了，“这种情况，可以报，让部门以及人事经理确认一下总费用正确就可以了。”

当叶奕凡讲这个事例的时候，下面的人几乎都听入神了，情绪随着故事的进程而波动，因为大家都是做经理的，对这种事，都是感同身受。

当员工遇到这种情况时，如果和财务解释不清楚导致不能报销，作为经理会非常为难，怎么也不能让员工为工作而搭上私人的钱呐，必须要想办法解决。

但在这种大公司里，财务完全是个独立的部门，直接受总部管理。财务说违反规定不能报，就是找托马斯出面，也比较难办，这种事，谁遇到谁头疼。

所以当他讲到最后一句，“这种情况可以报”的时候，现场能听见，很多人都松了一口气，连冯本森的表情，也明显的放松了。如果员工的钱真的不能报销了，他作为直线的上级，也需要关注一下的，叶奕凡相当于把潜在的麻烦处理掉了。

叶奕凡最后总结道：“所以说，沟通一定要找对的人。那个财务人员，她的工作实际上无可挑剔，你有问，她必有答，只是她的身份，只管照章办事，不对例外做出反应，我们有特殊的情况，必须找财务的主管部门解释才有用。”

关于who，讲的很完美，叶奕凡自己也很满意，下面是where，准备一带而过。

“关于where，沟通要注意场合，我只简单说一点，对员工表扬的时候，尽量要当众进行，而批评的时候，最好在私下里，相信大家都会有各自的分寸，这里就不细说了。”

“下面，说一下最后一点，when。

when，展开来说的话，包含的意思也挺广的，在这里，我只讲其中的一方面。大家知道，我们开会，可以分为定期性会议，和临时性会议。

比如我们部门的经理会，每两周开一次，这就是一个定期会议。”

这个经理会，是冯本森来了之后，组织起来的，每周四下午，jhb部门所有的经理，开定期会议。

开会时，d市的经理集中在一个大会议室里，魔都和程都市的经理，也各自在本地的会议室中，通过电话打进来开会。

“这种部门里的定期会议，是维护部门正常运转的一个重要手段，如果偶尔有事，取消一次，是没问题的，但如果停止了这种定期会议，长期来看，就会出大问题的。